Diariamente las empresas realizan
transacciones con otras entidades, y dichas operaciones son el punto de partida
para el ciclo contable, comenzando con el registro de dichas operaciones
diarias, posteriormente se pasa el saldo de las cuentas afectadas en el libro diario al Libro Mayor, luego se
elabora la balanza de comprobación, para finalmente elaborar los Estados
Financieros.
El ciclo contable es cada una de las etapas
repetitivas que implican la transformación de información respecto a
transacciones u operaciones de una entidad en Estados Financieros, para
distintos usuarios.
Una operación es todo acontecimiento,
evento o transacción que afecte la situación financiera de la empresa y que
pueda registrarse contablemente. El ciclo contable desde el punto de vista de
las operaciones tiene tres fases:
a) Operación de apertura: representa el punto
de partida del proceso contable en cada periodo,
b) Operaciones de desarrollo:
son todas las transacciones que a diario efectúa una entidad, las cuales son
debidamente respaldadas con documentos, para facilitar sus registros en el
libro diario y mayor,
c) Operaciones de cierre: al final de cada periodo se
elaboran asientos de ajuste, de cierre y los estados financieros.
La
empresa “es un bien inmueble” y está constituido por un conjunto coordinado de
trabajo, de elementos materiales y de valores incorpóreos, con el objeto de
ofrecer al público, con propósitos de lucro y de manera sistemática, bienes y
servicios. Los elementos que conforman una empresa son: elementos humanos,
materiales (tangibles) y elementos incorpóreos (intangibles).
La actividad
económica de una empresa puede ser:
a)
empresas industriales que son las que se encargan de convertir la materia prima
en productos terminados,
b) empresas de
servicios: que son aquellas que
prestan ayuda profesional a otras entidades, por ejemplo consultoría,
contaduría;
c) empresas comerciales:
son aquellas que se dedican a la compra y venta de mercancía con el objeto de
venderlas obteniendo utilidades.
La lógica de las operaciones en contabilidad
es que “Toda causa tiene su efecto”, es decir, “a todo cargo corresponde un
abono”. Para el análisis de las operaciones de la empresa se utiliza la
ecuación contable ampliada: Activo + Costos
+ Gastos = Pasivo + Capital + Ingresos. Se hace un cargo cuando aumenta una
cuenta deudora o disminuye una cuenta acreedora y se hace un abono cuando
aumenta una cuenta acreedora y disminuye una cuenta deudora.
El Libro
Diario es un registro cronológico del doble efecto que las operaciones
ocasionan a la estructura contable de la entidad, mediante partidas,
obedeciendo el principio que “a todo cargo corresponde un abono”. (Ver formato de libro diario)
El procedimiento para elaborar partidas
de diario es el siguiente:
1) Se identifica que operación se está realizando,
2) Se determina que cuentas están relacionadas con la operación,
3) Se
establece como se clasifican las cuentas,
4) Se analiza que cuentas aumentan y
que cuentas disminuyen.
El Libro
Mayor: es el registro donde se registran los cargos o abonos de las
partidas de diario en cuentas especifica del sistema contable de la entidad que
lo conforman.
El Libro Mayor puede dividirse en:
a) Mayor general y
b) Mayor auxiliar.
Los elementos que integran el formato del libro mayor son: fechas, detalles,
referencias, debe, haber, saldo. (Ver formato de libro mayor)
El Balance
de Comprobación es un listado de cuentas de mayor con sus saldos
correspondientes, para verificar la
exactitud del proceso contable en cada fase de este, mediante la igualdad en la
suma de cargos y abonos. Se elabora
después de haber completado el Libro Diario Mayor. Su formato incluye:
encabezado, columnas para código, nombres de las cuentas, el debe y el haber,
la suma de cargos y abonos para comprobar la exactitud del proceso contable. (Ver formato)
Los asientos
de ajuste son actualizaciones que efectuadas sobre algunas cuentas de
balance afectan los resultados de la entidad, con el objeto que muestran el
saldo real y exacto al final del periodo. Los asientos de ajuste afectan a una
cuenta de balance y a una cuenta de resultado, se hacen al final del periodo.
Las operaciones que deben actualizarse al final de cada periodo son:
- depreciación de activos fijos,
- amortización de activos intangibles,
- provisiones,
- ajustes por conciliación bancaria,
- arqueo de caja,
- ingresos
devengados pendientes de cobro.
Los Estados
Financieros son documentos derivados del ciclo contable cuyo objetivo es:
suministrar información acerca de la información financiera, desempeño y
cambios en la situación financiera. Se pretende que dicha información sea útil
a una gama de usuarios al tomar decisiones
económicas.
El Estado de Resultados
es el primer estado financiero que se elabora, dado que los resultados
(pérdidas o ganancias), se trasladan al Balance General, pues afectan la
situación financiera de la entidad.
Otros estados financieros son: El Estado de Flujos de Efectivo y Estados
de Cambios en el Capital.
Punto
de vista: El primer punto importante a
resaltar de la lectura es la forma como las empresas llevan a cabo su
contabilidad de una manera tan ordenada la cual permite comprobar que todos los
registros de las transacciones se lleven de manera correcta, en caso contrario
se afecta el balance de la ecuación contable A=P+C, y todo el ciclo
contable deja de cuadrar. Cada año compone un ciclo de operaciones de
contabilidad el cual su punto de partida son los documentos que amparan las
transacciones llevadas a cabo con otras entidades y finalizando con la
elaboración e interpretación de los estados financieros.
Una
empresa se considera una entidad independiente de los dueños de la misma, y en
ella se efectúan operaciones con el fin de generar utilidades al final de cada
ciclo. Los principales tipos de empresas son tres:
- empresa industrial, la cual
transforma la materia prima en bienes,
- la empresa de servicios la cual presta
servicios profesionales a terceros y
- la empresa comercial la cual compra
mercadería para poder venderla a terceros.
La
contabilidad inicia con la transacción que una empresa lleva a cabo con otras
entidades. Posterior a ello se analiza los documentos producto de esas
transacciones y se procede a hacer los correspondientes registros en el Libro
Diario y así mantener el principio de la mecánica de la partida doble.
Posterior a ello se elaboran los registros de los asientos de diario en el
Libro Mayor el cual se puede subdividir en Mayor General y Mayor Auxiliar.
Luego de haber ejecutado este registro se procede a elaborar el Balance de
comprobación el cual se elabora con el fin de confirmar que todas las
operaciones llevadas a cabo por la entidad se han ejecutado respetando el
principio de la partida doble: “A todo cargo corresponde un abono”.
Después de efectuado el Balance de
comprobación se procede a la elaboración de los asientos de ajuste los cuales
tienen por objeto de actualizar el saldo de las cuentas para mostrar su saldo
real al momento de elaborar los Estados Financieros.
Luego de efectuados los
asientos de ajuste se procede a la elaboración de los Estados Financieros cuya
finalidad es suministrar información a la dirección de la empresas para la toma
de decisiones.
El primer Estado Financiero que se elabora es el Estado de
Resultado, el cual muestra si una empresa obtuvo ganancia o pérdida en el ciclo
contable que se analiza. Posteriormente se elabora el Balance General al cual
se le transfiere la pérdida o ganancia obtenida en el estado de resultados.
Finalmente se elaboran otros Estados Financieros como son: El Estado de Flujos de Efectivo y Estados de Cambios en el
Capital.
La contabilidad es un proceso
sistemático el cual recibe datos cuantitativos y los transforma en información
importante para saber los resultados de una empresa a lo largo de un ejercicio
contable y como se encuentra su posición económica y financiera. Finalmente el
objetivo de la contabilidad es el suministro de información importante para la
toma de decisiones por parte de la dirección de una empresa.
