Módulo 1.2: “Manejo, Redacción y Archivo de Documentos en la Empresa”

El presente módulo es para alumnos del Primer Año de Bachillerato Técnico Vocacional Administrativo Contable.

Objetivo:

Desarrollar las competencias que permitan administrar la documentación y la correspondencia generada en la empresa y la recibida de otras entidades, mediante el uso de mecanismos que faciliten la consulta y el manejo de la información.

Situación problemática:

El deficiente manejo de información interna y externa de la empresa, ocasionado por la falta de aplicación de procedimientos administrativos y de normas técnicas de redacción y archivo, genera pérdida de documentos e incumplimiento con las fechas de entrega de productos y servicios a los clientes; así como también multas y sanciones por presentación tardías de informes y extravío de documentos oficiales.

Criterio de evaluación:

1. Verifica el origen de la correspondencia recibida, identificándola según el método establecido por la administración.

2. Registra la correspondencia en el libro de entrada y salida, anotando la fecha, hora, remitente-destinatario y resumen del contenido.

3. Distribuye la correspondencia recibida a los diferentes departamentos de la empresa de forma oportuna.

4. Formula la estructura de la correspondencia comercial y oficial, aplicando modelos según las normas establecidas.

5. Redacta todo tipo de correspondencia, según normas de redacción moderna, expresando con claridad el objetivo del mensaje.

6. Clasifica documentos y correspondencia empleando un sistema de clasificación según la frecuencia de consulta y utilidad, de manera que su búsqueda sea eficiente.

7. Archiva documentos y correspondencia recibida, según el método adoptado para el adecuado resguardo.